Электронды мұрағатты дамыту компанияның басқару, қаржы, ғылыми-техникалық және басқа құжаттамасын сақтау мен жедел іздеуді жаңа деңгейге көтерді. Компанияның қызметі туралы барлық ақпарат енді бір жерде сақталады, ал қажетті құжатты іздеуге санаулы секундтар ғана жұмсалады.

Электронды мұрағатты енгізу «ҚазТрансОйл» АҚ-та ақпараттарды құжат түріне қарай бөлуге, құжаттарды электронды нұсқада сақтауға, ену құқығын шектеуге, жедел әрі ыңғайлы іздеу және құпиялықтың жоғары деңгейі секілді бизнес-үдерістерді автоматтандыруға жол ашты.

Электронды мұрағаттың басымдықтары мыналар:құжаттарды шектеусіз мерзімге реттеу және сенімді қорғап сақтау;басқа пайдаланушылармен шынайы уақыт режімінде сәтті өзара әрекеттестік;пайдаланушының құжаттың электронды көшірмесімен жұмыс істеуі құжатты қағаз күйінде сақтауды қамтамасыз етеді және түпнұсқасының жоғалуының алдын алады.
Электронды мұрағат жүйесінде құжаттар жоғалу тәуекелінсіз сақталады.